Um die Nutzbarkeit des Licence Connect Lizenzmanagers in jedem Bundesland zu gewährleisten, wurde in der Vorbereitung ein besonderer Schwerpunkt auf die Analyse von Gemeinsamkeiten und Unterschieden der Bundesländer in den Prozessen der Lizenzierung gelegt.

Der Lizenzmanager muss so konzipiert sein, dass bei der Installation in jedem Bundesland die entsprechenden Zuständigkeiten individuell eingerichtet werden können. Dies betrifft Personen und Rollen, die mit entsprechenden Berechtigungen für die Zuordnung und Verwaltung von Lizenzen ausgestattet sind.

Ein Beispiel: Ein Lizenzverwaltender bei einem Schulträger darf Lizenzen zu allen Schulen seines Verantwortungsbereiches ändern. Die Lizenzverwaltenden auf Landesebene dürfen auch Landeslizenzen eintragen – also Lizenzen, die für alle Bildungseinrichungen des Bundeslandes gelten. Hingegen dürfen die Lizenzverwaltenden der Schule nur mit Lizenzen an ihrer eigenen Schule umgehen.

Ende des Jahres 2025 fand die Abstimmung und Anforderungsklärung für ein Minimalprodukt (MVP) mit den Beteiligten statt. Neben dem Pilotland Rheinland-Pfalz sind zwei Medienanbieter als Lizenzcodelieferanten involviert. In den ersten Monaten des Jahres 2026 wurden der Prozess und die benötigten Schnittstellen geklärt und definiert.

Das System, im Rahmen eines ersten Minimalprodukts, soll mit der Beschaffungsphase für das kommende Schuljahr (26/27) in einem redundanten Livebetrieb erprobt werden. Nach erfolgreichem Test werden weitere Medienanbieter an das System angeschlossen. Außerdem soll es darüber hinaus eine Möglichkeit für weitere Bundesländer bieten, den Prozess der Bedarfsdeckung von Lizenzcodes auch über das Licence Connect Modul Lizenzcodelieferung abzubilden.

In der Entwicklungsphase des MVP wurden bereits Bestandteile identifiziert, die die erste Version des Systems sinnvoll erweitern können. Die Weiterentwicklung ist bereits in Planung.

Im Unterschied zum Lizenzmanagement zielt die Lizenzvermittlung in Licence Connect darauf ab, Lizenzen aus einem Lizenzmanagementsystem in den konkreten Nutzungskontext zu überführen. Eine Lizenz wird dabei aus einem lizenzhaltenden System abgerufen, über VIDIS mit der Nutzeridentität verknüpft und anschließend so bereitgestellt, dass sie z. B. in einer Mediathek direkt genutzt werden kann.

Ein Proof of Concept zeigte, wie Lizenzen mit einer VIDIS‑Identität verbunden und an eine Nutzermediathek weitervermittelt werden können. Dieser Ansatz wurde anschließend zum Modul der Lizenzvermittlung ausgebaut und kommt bereits in Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern und Sachsen-Anhalt mit den dortigen Mediatheken zum Einsatz.

Der Vermittlungsprozess umfasst dabei drei wesentliche Schritte: das Abrufen der Lizenz aus einem lizenzhaltenden System, die Verknüpfung mit einer eindeutigen VIDIS Identität sowie die Übergabe an ein Zielsystem, das die Lizenz im Nutzungskontext interpretiert und bereitstellt. Perspektivisch spielt hierbei die Schulconnex Nutzungsrechte‑API eine zentrale Rolle, da sie die standardisierte Übergabe und Interpretation von Nutzungsrechten unterstützt.

So ermöglicht die Lizenzvermittlung eine nahtlose, nutzerzentrierte Bereitstellung digitaler Bildungsangebote über Systemgrenzen hinweg.

Zur Dokumentation der Licence Connect Lizenzvermittlung

Die Versorgung des Lizenzmanagers mit Schulstrukturdaten ist Voraussetzung für die Zuordnung von Lizenzen zu Gruppen (Klassen oder Lerngruppen). Die mindestens benötigten Daten bestehen aus der Schulnummer und der an der Schule vorhandenen Klassen und Lerngruppen (Unterrichte/Kurse…).

Im Zusammenspiel mit VIDIS ermöglicht Licence Connect, dass Lizenzen digitaler Unterrichtswerke zielgerichtet zu einzelnen Klassen bzw. Lerngruppen zugewiesen werden können.

Das Datenmodell von Schulconnex, ein Standard den Licence Connect nutzt, enthält diese Daten. Die Schulstrukturdaten werden individuell aus den Systemen der Bundesländer zur Verfügung gestellt.

Schulconnex – Personenkontext

Der Lizenzmanager liefert Auswertungen, die den berechtigten Personen einen genauen Überblick über die bestehenden Lizenzierungen und all ihre Attribute geben.

Beispiele:

• Lizenzen, die aktiv, ausgelaufen oder in Planung sind
• Lizenzen nach Nutzungsbeginn, Laufzeit, Laufzeitende
• Lizenzen die zugeordnet / offen sind
• Lizenzen einer Schule / Klasse / Stufe
• Lizenzen eines Faches / eines Anbieters / eines Produzenten